做召集異見的高手
一個團隊要是不能包容不同意見,就無法從衝突中獲益。數十年來的科學研究證實,多元化的群體較具有創意,也比較能進行有建設性的辯論。哥倫比亞商學院教授菲利普斯(Katherine Phillips)曾說:「多元化有助於團隊尋求新訊息與新觀點,使人做出更好的決策,也更能解決問題。」
密西根大學複雜系統研究中心主任佩吉(Scott Page)也指出,辯論要有成果,關鍵在於「認知多元化」,亦即對一個問題有不同觀點。他論道,多元化來自不同背景的人和不同的專業,可幫助人用不同的角度來看這個世界。
大多數的人在組成團隊或參加會議時,並不會特別想到多元化。我們傾向和類似的人在一起,這就是社會學家所謂的趨同性。在尋找一流人才時,我們不會捨近求遠,而是找和我們背景相似的人。甘迺迪總統的國安團隊都是俊彥之士,但這群人都是同一類的人,亦即出身名校四、五十歲的白人男性。
這些精英不僅沒能從外面的眼光來看事情,也沒有勇氣提出異議。根據史列辛格的說法,中央情報局在計劃這次行動時,預估「部隊上岸之後,至少會有四分之一的古巴人民支持他們。」要不是如此,甘迺迪總統也不會同意派1,400個傭兵和兩萬以上的卡斯楚大軍對抗。
對於這個計畫最重要的假設:古巴人民會起兵反抗,國安團隊裡沒有任何一個人想到,應該去國務院了解一下古巴的真實情況。如前去詢問,他們就會知道,古巴人民愛戴卡斯楚,根本不可能起義。如此一來,他們就會提出不同的觀點,並質疑中央情報局的假設了。
為了團隊會議有建設性的爭吵,並做出好決議,團隊成員的背景最好多元化,而且要能敢於提出異見,才能激發出各種不同的觀點。
利潔時執行長貝科特說:「我不在乎我雇用的是巴基斯坦人、中國人、英國人或是土耳其人,是男性或女性,也不在意他們是否做過業務或其他方面的工作,只要這些人各有不同的專長與經驗就行了。團隊成員背景迥異,就比較可能激發出新鮮的點子。」
當然,身為團隊成員,你不一定有權決定你的團隊有哪些人,或是哪些人會來參加會議。就算是這樣,你仍然可以透過其他方法,尋求不同的觀點或不同的訊息,為團隊或會議注入多元的聲音。
你可以先聽聽團隊以外的人是怎麼說的,也可找找是不是有被忽略的最新市場報告,還有看看公司裡是不是有常常逆向思考的瘋狂工程師,下次召開團隊會議時,邀請他們出席,或是轉述他們的看法。如此一來,就能讓大家看到不同的觀點。
在我們的研究中,一些頂尖人士就是這麼做的。三十八歲的岡瑟是南卡羅萊納一家電力公司的工程師。他質疑公司電廠的一個承包商做法有問題,於是把承包商、他的老闆和跟這個案子無關的兩個工程師找來開會。他期待透過那兩個工程師可以得到新觀點。開會時,岡瑟找來的工程師之一提出完全不同的解決方案,而且顯然比承包商的做法高明多了。岡瑟說:「那個承包商根本不聽他說的,但我的老闆很欣賞那個工程師的意見。」
即使岡瑟只是一個位階不高的工程師,但他卻是召集異見的高手。他策劃會議,強化討論時的多元思考。在「能爭辯,也能團結」方面,他的得分居第98百分位數,工作績效則是排名前6%的佼佼者。
明定吵架規則,讓人暢所欲言
2009年,海尼根集團把三十六歲的凡登布林克(Dolf van den Brink),從荷蘭調到紐約州白原市的區域總部,希望他能挽救海尼根在美國的業績。凡登布林克是個高大帥氣的青年才俊,之前曾在剛果工作,不到幾年,就使海尼根在該地的市場異軍突起,業績倍增。
我們見面時,他回想起剛到美國時的情景,說道那時公司內部恐懼氣氛濃厚,「沒有人願意說真心話」。
為了引領大家熱烈討論,他沒有大聲說:「各位,儘管說出你們的意見吧。」他知道他必須先讓大家了解,會議室是可以暢所欲言的地方。於是他利用道具來建立新的會議規則。
一天早上,與會者進入會議室後,發現桌上放著好幾張不同顏色的卡片。紅色卡片上寫著:「挑戰,想出另一個解決方案!」綠色卡片上寫著:「我願意這樣做,問我為什麼!」最後一張灰色卡片,則有警告意味:「不要搞一些有的沒的,回到正軌吧!」
每個人都要拿一張卡片,以表示反對(紅色)、支持(綠色)或認為提案者偏離正軌(灰色)。會議室裡還擺了一隻玩具馬。如果有人喋喋不休,就可以把這隻馬丟到他身上,提醒他言歸正傳,講出重點。
這麼做是不是很好笑?沒錯!但凡登布林克是故意的。
他解釋說:「由於當時公司內部瀰漫恐懼氣氛,每個人都在注意我或職位最高的人說什麼。紅色卡片告訴大家,任何人都可以毫無顧忌的提出挑戰。」這些卡片以幽默的方式發出這樣的訊息:「各位,我們希望你們大膽提出反對意見。我們想傾聽你的聲音。」凡登布林克設定期望的目標,培養出安全的氛圍,要大家把話說出來。
哈佛商學院教授艾德蒙森指出:「在安全的氛圍下,員工才能自在表達想法和真實感受。」在我們的研究中,有五分之一的人(19%)能創造這樣的氛圍,符合這樣的陳述:「此人能讓人安心的在會議中發表意見。」根據我們的研究,在這方面獲得高分的人,績效也較高(相關係數為0.63)。
凡登布林克的策略奏效了。一段時間之後,團隊裡的人開始願意表達意見。不久,那些卡片就功成身退,從會議室消失了。當時,在海尼根負責策略規劃的歐貝索(Alejandra de Obeso)發現,原本沉默寡言的人因會議規則改變而變得踴躍參與討論。
「有個非常內向的人改變很大,」他說,「此人的觀點一向新奇,就是不敢說出來跟大家分享。」後來,由於感受到會議討論的包容性與辯論規則明確,他終於敢說出自己的觀點,而且成為團隊中「協調各方意見時重要的力量,使我們的討論更上層樓。」
凡登布林克認為,由於他的團隊可以自由、開放的討論,因此能推出更多的新產品。正如他在2015年所言:「四年前,我們的創新率基本上只是普通,但在過去三年,我們的年收益有6%都來自新產品。正是因為在開會時,大家能好好辯論,才會有這樣的好結果。」
更多創新點子,不但為海尼根創造豐厚營收,凡登布林克本人也獲益匪淺。幾年後,他又高升了,成為墨西哥海尼根的執行長,這可是令人豔羨的職位。